Raportarea neregulilor

INFORMAȚII PRIVIND RAPORTAREA NEREGULILOR

în conformitate cu

Legea privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale legii

I. INFORMAȚII PRIVIND PROCEDURILE INTERNE DE RAPORTARE ÎN CADRUL GRUPULUI UNIMASTERS LOGISTICS

Aceste informații sunt furnizate în conformitate cu cerințele articolului 12 alineatul (4) din Legea privind protecția avertizorilor de integritate.

• angajați actuali sau foști;
• persoane care lucrează în baza unui contract civil;
• persoane care exercită o profesie liberală sau o activitate independentă;
• voluntari și stagiari;
• parteneri, subcontractanți și furnizori;
• candidați care au participat la o procedură de recrutare și au obținut informații despre încălcări în timpul procesului de selecție;
• persoane care au aflat despre încălcări în context profesional.

Important! Sesizările anonime NU vor fi examinate.

Domeniul de aplicare al legii include încălcări ale legislației bulgare și europene referitoare la:

• achiziții publice;
• servicii, produse și piețe financiare, precum și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului;
• siguranța și conformitatea produselor;
• protecția mediului;
• protecția consumatorilor;
• protecția vieții private și a datelor cu caracter personal;
• securitatea rețelelor și a sistemelor informatice;
• sănătate publică;
• siguranța transporturilor;
• încălcări legate de scheme fiscale transfrontaliere;
• infracțiuni de drept comun;
• dreptul muncii;
• legislația privind exercitarea funcției publice;
• normele privind plata obligațiilor publice restante către stat și municipalități, precum și alte domenii prevăzute de lege.

Important! Sesizările care nu intră în domeniul de aplicare al legii, precum și cele privind încălcări săvârșite cu mai mult de doi ani în urmă, nu sunt examinate.

Puteți transmite o sesizare scrisă prin completarea template form, prin oricare dintre următoarele modalități:

• prin e-mail:
• telefonic: +359 887 259 714, +359 887 726 514;
• în cadrul unei întâlniri personale cu persoana responsabilă;
• prin poștă la următoarele adrese: BG-1592 Sofia, Bulgaria, str. Prodan Tarakchiev nr. 12; BG-9000 Varna, str. Graf Ignatiev nr. 40.

Important! Sesizările trebuie semnate de persoanele care le transmit. Dacă sunt trimise electronic, formularul trebuie semnat cu o semnătură electronică calificată.

Formularul nu este obligatoriu, dar este pus la dispoziție pentru comoditate și conține datele obligatorii. Dacă sesizarea nu îndeplinește cerințele legale, persoana responsabilă vă va comunica necesitatea remedierii neregulilor. Dacă acestea nu sunt corectate în termen de 7 zile, sesizarea și anexele sale vă vor fi returnate.

Vom confirma primirea sesizării în termen de 7 zile și o vom înregistra cu un număr unic de identificare. Dacă sesizarea nu respectă cerințele legii, vă vom solicita să remediați neregulile în termen de 7 zile.

Sesizarea va fi investigată de o persoană care nu se află în conflict de interese.

În termen de trei luni de la confirmarea primirii sesizării, vă vom comunica rezultatele verificării și măsurile adoptate.

Avertizorii de integritate și persoanele asociate acestora (de exemplu, colegi și rude) sunt protejați împotriva divulgării nejustificate a identității, cu excepțiile permise de lege.

Sunt interzise represaliile împotriva persoanelor protejate, inclusiv suspendarea, concedierea, retrogradarea, evaluările negative ale performanței, sancțiunile financiare și disciplinare, constrângerea fizică sau verbală, intimidarea, ostilitatea, încălcarea demnității și discriminarea.

Avertizorul trebuie să aibă motive întemeiate să creadă că informațiile despre încălcare erau corecte la data raportării, că acestea intră în domeniul de aplicare al legii și că sesizarea a fost transmisă în condițiile și prin procedurile prevăzute de lege.

Important! Persoanele indicate drept autori ai încălcărilor au dreptul la despăgubiri pentru prejudiciile materiale și morale dacă se stabilește că avertizorul a transmis cu bună știință informații false.

Comisia pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal este autoritatea centrală pentru raportarea externă. Puteți transmite o sesizare direct către CPDP prin una dintre următoarele modalități:

În scris:

• prin e-mail – whistleblowing@cpdp.bg;
• prin poștă la adresa: Sofia 1592, Bd. „Prof. Tsvetan Lazarov” nr. 2;
• prin Sistemul securizat de livrare electronică;
• verbal – la sediul CPDP din Sofia 1592, Bd. „Prof. Tsvetan Lazarov” nr. 2.

Puteți utiliza formularul-tip de înregistrare a sesizărilor disponibil pe site-ul CPDP. Formularul nu este obligatoriu. Dacă îl utilizați, completați părțile I–V inclusiv și semnați-l: pentru trimiterea prin poștă, olograf; pentru trimiterea prin e-mail, cu semnătură electronică calificată. Dacă utilizați Sistemul securizat de livrare electronică, persoana responsabilă din cadrul CPDP vă va contacta pentru completarea formularului de înregistrare a sesizării.

II. PROTECȚIA DATELOR ÎN CADRUL RAPORTĂRII NEREGULILOR

Operatorul datelor cu caracter personal, în sensul art. 12 alin. (1) pct. 2 din lege, este:

„Unimasters Logistics” PLC, cu sediul și adresa înregistrată în Varna, str. Graf Ignatiev nr. 40, cod unic de identificare 148038718.

Scopul acestei politici este să informeze toate persoanele ale căror date personale sunt colectate prin sistemul intern de raportare despre modul în care operatorul prelucrează aceste date în cadrul sesizărilor.

Această informare nu înlocuiește declarația de confidențialitate publicată în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 și legislația privind protecția datelor personale. Ea se aplică exclusiv raportărilor interne și prelucrării datelor necesare în aceste cazuri, potrivit legii.

Orice prelucrare a datelor personale efectuată în temeiul legii, inclusiv schimbul sau transferul datelor de către autoritățile competente, se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 și legislația națională privind protecția datelor. În cazul transferurilor către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile Uniunii Europene se aplică și Regulamentul (UE) 2018/1725.

Această informare (politică) se aplică:

– avertizorului de integritate, astfel cum este definit la articolul 5 alineatul (2) din lege;

– tuturor persoanelor vizate, în sensul dispozițiilor relevante ale legii.

Operatorul colectează datele personale furnizate de avertizor prin canalul intern de raportare. În plus, pe parcursul investigației pot fi colectate date din alte sisteme interne ale operatorului și, atunci când este necesar, de la terți.

Datele personale sunt colectate direct de la persoanele vizate atunci când acestea transmit o sesizare nominală. Datele pot proveni și din alte surse, de exemplu când o sesizare conține informații despre o altă persoană. Pe parcursul analizării sesizărilor, operatorul poate obține și alte date furnizate voluntar de avertizori sau din surse permise ori impuse de lege.

4.1. Scopul prelucrării

Prelucrăm datele personale pentru colectarea și analizarea sesizărilor interne, în vederea respectării Legii privind protecția avertizorilor de integritate.

Atunci când furnizați date personale într-o sesizare, acestea vor fi colectate și stocate pentru verificarea și investigarea faptelor raportate. Informațiile furnizate vor fi păstrate în condiții stricte de confidențialitate și securitate.

4.2. Temeiul prelucrării

Prelucrarea datelor personale este legală dacă există unul dintre temeiurile prevăzute de legislația aplicabilă (articolul 6 din GDPR).

Prelucrăm datele personale în baza următoarelor temeiuri:

Obligația legală – prelucrăm datele personale pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de Legea privind protecția avertizorilor de integritate. Temeiul legal este articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR.

Dacă informațiile primite printr-o sesizare includ categorii speciale de date care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase ori filozofice, sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală, temeiul juridic al prelucrării este articolul 9 alineatul (2) litera (g) din GDPR, întrucât prelucrarea este necesară din motive de interes public major, în baza dreptului Uniunii Europene și al Bulgariei.

Datele privind infracțiunile, condamnările și măsurile de securitate pot fi prelucrate în condițiile articolului 10 din GDPR și ale legislației privind protecția datelor personale.

În sensul GDPR, persoanele vizate în legătură cu o sesizare pot fi:

• autorul sesizării (denumit și avertizor de integritate);
• persoana împotriva căreia este formulată sesizarea sau persoanele asociate acesteia (persoane vizate);
• martorii și alte persoane ale căror date personale pot apărea pe parcursul investigației.

Atunci când raportați posibile încălcări ale legii, vi se solicită să furnizați cel puțin următoarele informații personale:

• numele complet, adresa și numărul de telefon, precum și adresa de e-mail, dacă este disponibilă;
• calitatea în care raportați o încălcare despre care ați aflat în context profesional – lucrător, angajat, persoană independentă etc.;
• numele persoanei raportate și locul de muncă al acesteia, dacă sesizarea vizează persoane determinate și aceste informații sunt cunoscute;
• semnătura, semnătura electronică sau o altă identificare a expeditorului.

Dacă este necesar, vă putem solicita informații suplimentare și documente ori dovezi justificative pentru a investiga toate aspectele sesizării.

6.1. Categorii de date personale care pot face obiectul prelucrării în legătură cu sesizarea. Informațiile personale dintr-o sesizare pot privi avertizorul, persoana vizată de sesizare, martorii încălcării sau alte persoane menționate în raportare.

Prin urmare, în legătură cu sesizarea dumneavoastră, vom păstra și următoarele informații personale:

• identitatea și datele de contact ale martorilor;
• identitatea, funcțiile și datele de contact ale persoanelor implicate în gestionarea sesizării;
• informații colectate în contextul verificării faptelor raportate;
• informații colectate în contextul verificării faptelor raportate;

6.2. Obligația de a furniza datele dumneavoastră personale

Prelucrarea datelor personale menționate este necesară pentru verificarea informațiilor transmise prin sesizare. Lipsa acestor date poate împiedica analizarea sesizării și desfășurarea investigației.

Potrivit legislației bulgare privind protecția avertizorilor de integritate, nu se inițiază proceduri pentru sesizările anonime.

Luăm măsuri adecvate pentru protejarea informațiilor legate de raportarea neregulilor și a identității avertizorilor, asigurând accesul exclusiv angajaților care au nevoie de aceste date pentru îndeplinirea atribuțiilor. Ne propunem să păstrăm confidențialitatea informațiilor primite și să protejăm identitatea avertizorului și a tuturor persoanelor implicate. Identitatea avertizorului nu este divulgată persoanelor împotriva cărora sunt formulate acuzațiile. Aceasta poate fi divulgată numai cu consimțământul avertizorului, când divulgarea este necesară într-o procedură penală sau când avertizorul a transmis cu rea-credință o sesizare falsă. Datele personale pot fi divulgate terților, inclusiv autorităților publice sau inspectorilor externi, atunci când reprezintă o obligație necesară și proporțională impusă de legislația bulgară sau a Uniunii Europene în cadrul anchetelor ori procedurilor judiciare, inclusiv pentru asigurarea dreptului la apărare al persoanei vizate. În asemenea cazuri, avertizorul va fi informat în scris, înainte de divulgare, cu privire la necesitatea și motivele acesteia. Informarea poate fi omisă dacă ar compromite investigația sau procedurile legale.

Datele personale obținute în cadrul unei sesizări nu vor fi transferate în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European.

Datele personale sunt prelucrate numai în măsura necesară îndeplinirii obligațiilor care justifică prelucrarea, în acest caz asigurarea canalului de raportare a neregulilor. Acestea nu vor fi păstrate mai mult decât este necesar pentru atingerea scopului.

Nu vom colecta date personale care în mod evident nu sunt relevante pentru gestionarea sesizării. Dacă astfel de date sunt colectate din greșeală, le vom șterge cât mai curând posibil.

Suntem obligați să păstrăm sesizările și materialele anexate, inclusiv documentele ulterioare referitoare la gestionarea acestora, timp de 5 ani de la finalizarea procedurii, cu excepția cazurilor în care există proceduri penale, civile, de muncă sau administrative legate de sesizare.

Aplicăm următoarele perioade de păstrare:

• Dacă sesizarea nu respectă cerințele Legii privind protecția avertizorilor de integritate – datele vor fi distruse imediat;
• Dacă sesizarea nu a produs consecințe – datele vor fi distruse după 5 ani de la finalizarea investigației;
• Dacă în urma sesizării sunt inițiate proceduri disciplinare sau judiciare – datele vor fi distruse la încheierea procedurilor sau la expirarea termenului de contestare a deciziei.

După expirarea perioadei de păstrare, datele personale vor fi distruse sau anonimizate. În cazul anonimizării, identificarea persoanei pe baza acestor date nu va mai fi posibilă.

Am implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea datelor personale și luăm măsuri rezonabile împotriva pierderii, utilizării abuzive, accesului neautorizat, divulgării, modificării sau distrugerii acestora.

Gestionăm, păstrăm și protejăm toate informațiile conform legislației, politicilor interne și bunelor practici. Informațiile sunt stocate, prelucrate și transmise în condiții de securitate, iar accesul la date este strict controlat.

Asigurăm instruirea angajaților care gestionează date personale, inclusiv în ceea ce privește raportarea încălcărilor de securitate către avertizor sau alte persoane implicate.

Vom păstra confidențialitatea identității dumneavoastră, cu excepția cazurilor în care legea impune divulgarea sau ne-ați oferit consimțământul expres.

Vă vom informa dacă este necesar să divulgăm identitatea dumneavoastră autorităților de anchetă.

În temeiul Regulamentului general privind protecția datelor, beneficiați de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: puteți consulta datele personale pe care le deținem despre dumneavoastră.
• Dreptul la rectificare: ne puteți solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergerea datelor (dreptul de a fi uitat): în anumite condiții, puteți solicita ștergerea datelor personale pe care le deținem. Totuși, este posibil să nu putem da curs cererii, în special atunci când datele sunt necesare pentru îndeplinirea unei obligații legale.
• Dreptul la restricționarea prelucrării, în special atunci când contestați exactitatea datelor personale pe care le deținem.
• Dreptul la opoziție: vă puteți opune prelucrării datelor care vă privesc, din motive legate de situația dumneavoastră particulară și în condițiile legii.

Pentru exercitarea acestor drepturi sau pentru întrebări privind datele personale, trimiteți o solicitare responsabilului cu protecția datelor la: data.privacy@unimasters.com

Aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră personale încalcă GDPR sau legislația privind protecția datelor – Comisia pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, https://www.cpdp.bg/.

Documentul este valabil începând cu: 17.12.2023

‍